Cho dù bạn không cần vay vốn từ ngân hàng hoặc các bên cho vay thì những báo cáo tài chính sẽ hỗ trợ cho bạn rất nhiều trong việc đưa ra quyết định. Và báo cáo tài chính quan trọng nhất mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần là Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thể hiện doanh thu và chi phí kinh doanh và tình trạng lãi – lỗ của một giai đoạn nhất định (tính theo tháng, quý hay năm).
Khi nào thì cần chuẩn bị báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh?
Tất cả doanh nghiệp đều cần chuẩn bị và xem xét các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh định kỳ hàng quý. Việc đánh giá báo cáo không chỉ giúp doanh nghiệp ra quyết định kinh doanh mà còn chuẩn bị cho việc hoàn thuế vì thuế thu nhập doanh nghiệp sẽ sử dụng thông tin của báo cáo kết quả kinh doanh để tính lợi nhuận ròng, từ đó xác định mức thuế cần đóng.
Ngoài ra, các doanh nghiệp mới thành lập cần lập báo cáo kết quả kinh doanh giả định dựa trên những kết quả dự định đạt được trong tương lai. Báo cáo giả định là yêu cầu bắt buộc khi bạn cần gọi vốn cho việc thành lập doanh nghiệp.
Những thông tin cần chuẩn bị cho báo cáo:
Hầu hết các thông tin của báo cáo được dựa trên ngân sách hàng tháng của năm kinh doanh đầu tiên (báo cáo lưu chuyển tiền tệ) và các tính toán ước tính về khấu hao từ các bên tư vấn thuế của doanh nghiệp.
Cụ thể, báo cáo cần đảm bảo bảo đầy đủ các thông tin:
- Danh sách giao dịch bao gồm tất cả lịch sử giao dịch từ tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng của doanh nghiệp.
- Tất cả các giao dịch bằng tiền mặt có hóa đơn, biên lai kèm theo.
- Về nguồn thu nhập, bạn cần cung cấp tất cả nguồn thu gồm thanh toán qua thẻ, séc, chi phiếu, … dựa theo bảng sao kê ngân hàng.
- Thông tin về các khoản giảm giá hoặc trả lại.
Nhớ đính kèm các khoản thanh toán tiền mặt vào báo cáo:
Đừng quên cung cấp các giao dịch tiền mặt của cả thu nhập và chi phí. Dù doanh nghiệp bạn có sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp, bạn vẫn có thể nhập các giao dịch tiền mặt thủ công. Nếu bạn được khách hàng chi trả bằng tiền mặt, hãy sử dụng biên lai hoặc hóa đơn để ghi nhận giao dịch.
Đối với các khoản thanh toán bằng tiền mặt, hãy nhờ giữ lại hóa đơn. Những hóa đơn này đặc biệt quan trọng đối với chi phí di chuyển và ăn uống.
Chuẩn bị cho báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giả định
Nếu bạn đang bắt đầu kinh doanh, thì bạn chưa có đủ thông tin để chuẩn bị một báo cáo kết quả kinh doanh định kỳ, vì vậy bạn phải dựa trên các dự báo. Một báo cáo giả định thường được chuẩn bị theo từng tháng của năm đầu tiên kinh doanh, nhưng người/đối tác cho vay có thể yêu cầu bạn dự báo nhiều tháng hoặc năm hơn để cho thấy điểm hòa vốn, đồng thời, thể hiện khả năng doanh nghiệp tạo ra dòng tiền một cách ổn định. Lúc này, trong báo cáo, bạn cần:
- Liệt kê tất cả các khoản chi có thể và nhớ có các mục dự trù để không bị thâm hụt.
- Ước tính doanh số cho từng tháng với mốc thấp nhất kể cả về thời gian và số lượng.
- Tính chênh lệch giữa chi phí và doanh thu ( mức âm tối thiểu chấp nhận được) trong một khoảng thời gian đầu để xác định chính xác và đầy đủ số tiền cần vay.
Chuẩn bị cho báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh định kỳ
Quá trình chuẩn bị và thông tin cần thiết là giống nhau cho cả báo cáo giả định lẫn báo cáo định kỳ. Đối với mỗi dòng của báo cáo, bạn cần ghi số tiền hàng quý và sau đó là tổng số cho năm.
Đầu tiên, hãy liệt kê thu nhập ròng của doanh nghiệp (thường gọi là “Doanh thu”) cho mỗi quý trong năm. Bạn có thể chia thu nhập thành các phần phụ để thể hiện thu nhập từ các nguồn khác nhau.
Sau đó, hãy phân chia chi phí kinh doanh của bạn cho mỗi quý dưới dạng phần trăm Doanh thu và tất cả các chi phí phải được tính bằng 100% Doanh thu.
Sau đó, tính Thu nhập dựa trên khoản chênh lệch giữa Doanh thu và Chi phí và đôi khi được gọi là EBITDA (thu nhập trước lãi vay, thuế, khấu hao).
Sau đó, hãy lấy tổng lợi nhuận trên khoản nợ kinh doanh trong năm và trừ đi EBITDA.
Tiếp đến, trừ đi khoản thuế trên thu nhập ròng (thường là ước tính).
Cuối cùng, trừ cho tổng số khấu hao trong năm.
Con số bạn có bây giờ là thu nhập ròng, hoặc lợi nhuận kinh doanh của bạn – hoặc lỗ.
* Sưu tầm
