Tổ chức tiệc là cơ hội giúp nhà hàng gia tăng doanh thu, có thêm nhiều khách hàng và quảng bá thương hiệu rộng rãi hơn. Mặc dù, nhà hàng có lợi thế hơn trong việc phục vụ tiệc hơn so với các công ty tổ chức sự kiện; nhờ vào kinh nghiệm; nguồn nhân lực sẵn có; trang thiết bị chuyên dụng cho các bữa tiệc. Nếu nhà hàng của bạn cũng đang có kế hoạch cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc, thì hãy cân nhắc những điều sau
1. Hợp đồng đặt tiệc
Nhà hàng của bạn có thể quyết định xem thực hiện ký kết hợp đồng đặt tiệc đối với mọi khách hàng hay chỉ trong một vài trường hợp nhất định. Trong mọi trường hợp, hợp đồng sẽ giúp cho cả bạn và khách hàng tránh được những xung đột hay mâu thuẫn phát sinh trong quá trình thực hiện. Thông thường, các nhà hàng lớn sẽ yêu cầu khách hàng ký kết những hợp đồng có trách nhiệm pháp lý, trong khi những nhà hàng nhỏ đa phần chỉ yêu cầu khách hàng đặt tiền cọc, vì vậy để có lựa chọn phù hợp, bạn hãy cân nhắc về quy mô nhà hàng và đối tượng khách hàng.
2. Thiết bị, dụng cụ cần có để phục vụ
So với các công ty tổ chức tiệc, nhà hàng đã có sẵn những vật dụng cần thiết để set up cho bữa tiệc như chén, dĩa, ly, tách, dao, muỗng, nĩa và dụng cụ phục vụ. Ngoài ra, nếu nhà hàng chưa có hay không đủ khăn trải bàn thì bạn có thể đi thuê để tiết kiệm các chi phí cho nhà hàng.
Bên cạnh đó, bạn cần trang bị thêm nồi hâm để phục vụ tiệc buffet và nếu cần tổ chức tiệc cho khách ở các địa điểm ngoài trời thì bạn phải chuẩn bị các hộp đựng thực phẩm, túi cách nhiệt để đảm bảo chất lượng và nhiệt độ món ăn trong lúc vận chuyển.
3. Lên thực đơn
Với những bữa tiệc tổ chức tại nhà hàng, bạn có thể áp dụng mức giá theo thực đơn của nhà hàng, tuy nhiên chi phí chuẩn bị tiệc sẽ đỡ tốn kém hơn nhờ vào chiết khấu từ việc đặt hàng số lượng nhiều.
Còn nếu khách yêu cầu phục vụ tiệc ngoài trời, bạn cần tính toán chi phí di chuyển để có thể thay đổi mức giá cho phù hợp.
4. Phí thuê phòng và phục vụ
Đôi lúc, bạn sẽ phải lựa chọn giữa việc đưa ra mức giá trên từng hạng mục (chưa bao gồm các chi phí phát sinh) và mức giá trọn gói để tính giá chiết khấu. Lúc này, bạn cần tính toán chi phí đầy đủ, chi tiết cũng như quan sát khách hàng để đưa ra quyết định phù hợp. Bạn cũng có thể đưa ra một mức giá chung, tiêu chuẩn đã bao gồm các chi phí bắt buộc và từ đó, bạn sẽ cộng thêm các chi phí phát sinh khi khách hàng yêu cầu thêm.
5. Tiền lương nhân viên phục vụ tiệc
Ưu tiên sắp xếp nhân viên có kinh nghiệm phục vụ các buổi tiệc
Theo quy định, bạn cần chi trả bằng với mức lương tối thiểu cho nhân viên. Tuy nhiên, bạn có thể lựa chọn trả lương theo giờ hoặc chi trả từ phí phục vụ của khách hàng. Để có thể giữ chân các nhân viên có năng lực, hãy cho họ làm việc trong các buổi tiệc vì thông thường, họ sẽ được hưởng thêm 15 – 20% tiền thưởng.
6. Giải quyết thức ăn thừa
Đối với các bữa tiệc, nhà hàng sẽ chuẩn bị dư ra khoảng 5 – 10% khẩu phần để đề phòng số lượng khách đến tham gia nhiều hơn dự kiến. Và nếu như khách chưa chi trả khoản phí này, bạn có toàn quyền sử dụng số thực phẩm này cho những khách lẻ của nhà hàng. Nhưng nếu khách hàng đã thanh toán toàn bộ 100 phần nhưng chỉ phục vụ 75 khách thì khách là người quyết định những món ăn còn dư. Một số nhà hàng sẽ cho phép khách trả lại phần ăn dư và hoàn tiền toàn bộ hay trừ một khoảng phí nhất định. Và cách giải quyết tốt nhất đối với những phần ăn thừa là bạn nên thỏa thuận từ trước với khách hàng để tránh các trường hợp tranh cãi hay bất đồng sau bữa tiệc.
Sưu tầm
